Workflow Faktur

Nejčastějším příkladem zefektivnění procesu je automatizace zpracování příchozích faktur - workflow.
Do tohoto procesu automatizace zahrnujeme i zpracování před vlastním schvalovacím kolečkem, jako je Naskenování, Rozpoznání údajů a Vytěžení, pomocí inteligentních OCR technologií kontroly a synchronizace dat.
Automatizace zpracování faktur umožňuje pomocí cenově dostupné technologie zrychlit procesy až o 90%.
Tím se dosahuje snížení nákladovosti provozu společnosti a zároveň se synergickými efekty zvyšuje spolehlivost společnosti vůči svému obchodníku okolí.
Výhody námi nabízené automatizace:
  • Dokumenty jsou vždy k dispozici
  • Nemusí se manipulovat s originálem
  • Dokument se nikdy neztratí
  • K dokumentu je možné zřídit oprávnění
  • Pomocí automatizace procesu se zrychluje celý proces

Proces automatizace zpracování faktur

se skládá z následujících bodů - při poklepnutí na konkrétní bod přejdete na stránku detailně popisující danou problematiku:

SKENOVÁNÍ

Technologie skenování

Cost Cutting Solutions LTD dodává komplexní řešení včetně software a hardware i s tím, že za použití našeho knowhow best practice, které aplikujeme v prostředí našeho zákazníka, dodáme celý proces.
  • Příprava na skenování sestává z přípravy skenovacích dávek, rozdělení faktur na jednotlivé listy a opatření první stránky čárovým kódem,
  • Skenování probíhá pomocí specializovaného software Kofax EXPRESS, který maximalizuje kvalitu obrazu. Výsledkem jsou PDF, která jsou opatřena všemi náležitostmi potřebnými k vytěžování.
  • Skenery je třeba pro účely hromadného skenování pečlivě zvolit, protože výsledná kvalita obrazu ovlivní zvýšení efektivity celého procesu. Skenery dodáváme od všech výrobců
    • Canon
    • Fujitsu
    • Kodak
    • Microtek

               

VYTĚŽOVÁNÍ

Technologie Vytěžení dat

Cost Cutting Solutions LTD je certifikovaným partnerem společnosti ReadSoft AB, která je špičkou na poli vytěžovacích technologií v celosvětovém měřítku. ReadSoft AB má největší podíl na trhu software pro zpracování transakčních dokumentů.
Konkrétně pro vytěžování faktur slouží software ReadSoft INVOICES [více]
  • Vytěžení dat - Na obrazech faktur dokážeme identifikovat Klíčová data která jsou potřebná pro další zpracování, a následně je vyčteme.
  • Ověření dat - Probíhá proti infomačním systémům ve společnosti a kontrolují se např.
    • IČO
    • DIČ
    • Číslo účtu
  • Spárování dat s informačními systémy zajišťuje, aby již při vstupu faktury, pokud je to možné, byly zajištěny relevantní vazby na informace ve vnitřních systémech společnosti (účetnictví, objednávkový systém apod.).
    • Objednávka
    • Dodací list
    • Smlouva dodavatele
  • Export dokumentu k dalšímu zpracování přenese všechny informace do následujícího systému.

WORKFLOW

Schvalovací kolečko - Workflow FAKTUR

Workflow Schvalovací proces je zpracováván v rámci DMS systému Rainbow, který zajišťuje:
  • Převzetí vyčtených dat formou automatického importu
  • Automatické zařazení do struktury na základě vytěžených informací
  • Spárování faktur s relevantními dokumenty:
    • smlouva
    • dodací list
    • objednávka
  • Přidělování úkolů relevantním uživatelům
  • Hlídání termínů zpracování
  • Rozesílání reportů a upozornění
workflow

ARCHIVACE

Archivace DMS

DMS umožňuje dlouhodobé a úsporné skladování veškerých dokumentů spojených s procesy společnosti.
Vlastnosi DMS a výhody v procesu:
  • Možnost zpracovávat jakýkoliv dokument s vlastní sadou indexů
  • Automatické zařazení faktury nebo libovolného dokumentu do struktury na základě vytěžených informací
  • Automatické nastavení oprávnění
  • Správa verzí dokumenů
  • Logovaná činnost pracovníků
  • Vyhledávání ve všech dokumentech skrz celý archiv
  • Dostupnost klíčových informací pro management odkudkoliv